11.1 Månadsmöte #
Syfte #
En gång per månad kallas alla anställda till ett möte där vi går igenom avvikelser som inträffat under den föregående månaden. Målet med mötet är att identifiera och diskutera produktionsavvikelser, men vi tar även upp övriga händelser som är relevanta för verksamheten.
Mötets innehåll #
- Genomgång av avvikelser: Deltagarna får en redovisning av de avvikelser som inträffat under månaden.
- Diskussion: Mötet fokuserar på att diskutera dessa avvikelser, analysera orsaker och konsekvenser.
- Förslag på åtgärder: Deltagarna uppmanas att föreslå åtgärder för att förhindra att liknande avvikelser uppstår i framtiden.
Dokumentation #
- Protokoll: Mötet sammanfattas i ett protokoll som dokumenterar diskussionerna och de åtgärder som föreslås.
- Spridning: Protokollet läggs ut i rätt chatt för att alla anställda ska ha tillgång till informationen.
Deltagande #
Alla anställda är välkomna att delta i mötet och bidra med sina insikter och erfarenheter. Det är viktigt att alla känner sig delaktiga i arbetet med att förbättra verksamheten och minska avvikelser.
11.2 Blanketter för avvikelser, tillbud, olycka och ohälsa #
Syfte #
Vi dokumenterar och följer upp avvikelser för att identifiera och åtgärda brister i rutiner, kunskap, metoder och organisation. Detta är en del av vårt engagemang för att skapa en säker och effektiv arbetsmiljö.
Avvikelserapportering #
- Dokumentation av avvikelser: Alla medarbetare ansvarar för att rapportera avvikelser på blanketten ”Avvikelserapportering”.
- Inlämning: Blanketten lämnas till personalansvarig, som sparar den i en pärm till nästa möte.
- Uppföljning: Avvikelserna diskuteras vid månadsmötet för att se över möjliga åtgärder.
Tillbud, Olycka och Ohälsa #
- Rapportering av arbetsrelaterade händelser: Vi rapporterar incidenter som har orsakat eller kan orsaka skada eller ohälsa på blanketten ”Tillbud, olycka eller ohälsa”.
- Inlämning: Blanketten lämnas till ledningen, som ansvarar för att fördela och säkerställa att åtgärder vidtas.
Allvarligare Olyckor #
- Rapportering: Vid allvarliga arbetsrelaterade olyckor som kräver sjukhusbesök eller sjukskrivning ska en rapport alltid skrivas på Arbetsmiljöverkets hemsida.
- Ansvarig: Rapporten skrivs av ansvarig i ledningen tillsammans med den drabbade medarbetaren och skyddsombudet.
Korrigerande Åtgärder vid Avvikelser #
Avvikelser Relaterade till Kundens Gods #
- Utredning: Vid avvikelser relaterade till gods från kund utreder VD orsaken (kunde, transportskador, leverantörens fel, eller Ahnelövs ansvar).
- Kundkontakt: VD avgör om kunden behöver kontaktas innan åtgärder vidtas.
- Lösning: Om kontakt är nödvändig går VD igenom lämplig lösning tillsammans med kunden, inklusive vad som ska göras med godset, tidsåtgång och kostnadsansvar.
- Uppföljning: Avvikelsen lyfts på nästa möte för att informera samtliga medarbetare.
Interna Avvikelser #
- Diskussion: För interna avvikelser som inte kan kopplas till en specifik kund diskuteras möjliga åtgärder på månadsmöten.
- Förslag: Alla medarbetare uppmanas att lämna förslag på åtgärder.
- Genomförande: Lämplig åtgärd startas efter diskussion och överenskommelse.