3.1 Offertförfrågan/Prisförfrågan #
Offertförfrågan – Överstigande 50 000 kr
Varje offertförfrågan granskas noggrant baserat på kundens specifikation av målningsuppdraget. Om en detaljerad specifikation finns, utvärderas den utifrån påfrestningar och den livslängd kunden har angivit. Om inget hållbarhetskrav anges, tillämpas en garantitid på minst två år. Granskningen omfattar:
- Praktisk genomförande av arbetet
- Start- och slutdatum
- Kundens tidskrav
- Materialmängd och hjälpmedel
- Tillämpliga standarder
Resultatet sammanställs i en offert som specificerar utförande, färgval, leverantör och totalkostnad. Om inga specifika garantivillkor önskas, gäller branschvillkor, men uttalade kundvillkor beaktas. Vid avsaknad av dokumenterad specifikation erbjuds ett lämpligt målningssystem. Offerten dokumenteras i en mall och identifieras med utfärdandedatum och kundens namn. Den mejlas av VD till kunden, och en muntlig genomgång kan göras om kunden önskar. Kunden lämnar sedan accept eller avslag på offerten.
Offertförfrågan/Prisförfrågningar – Understigande 50 000 kr
Dessa granskas för att säkerställa att arbetsmomenten och ytans storlek är klara. Priser skickas via mejl med hänvisning till allmänna villkor.
3.2 Order/beställning #
Varje inkommen order granskas enligt följande rutin:
- Finns ett angivet målningssystem eller kvalitetskrav som kan uppfyllas?
- Vilken förbehandling krävs, och kan den genomföras?
- Är kulören tillgänglig eller går den att beställa?
- Finns det en offert eller beställning från kunden?
- Behövs maskering?
- Går godset att hänga?
- Finns det en ritning?
Om något av de första fyra frågorna besvaras med ”nej” kontaktar en ordermottagare kunden via telefon eller mejl för att klargöra frågorna. När alla frågor har besvarats skrivs en intern arbetsorder som registreras i tidrapporteringssystemet Blikk och anses därmed vara godkänd. Om arbetet redan är offererat, kontrolleras att offerten överensstämmer med den faktiska ordern. En orderbekräftelse skickas till kunden vid önskemål.
3.3 Ändringar #
Ändrade förutsättningar utifrån angiven offert hanteras genom att en ny offert utfärdas med det aktuella datumet. Den nyaste offerten gäller alltid, och den gamla inaktiveras och raderas från offertmappen.
Vid ändringar avseende kundönskemål efter att en arbetsorder har utfärdats, granskas dessa noggrant. Arbetsordern uppdateras eller en ny arbetsorder utfärdas vid behov. För objekt där målningsuppdraget utförs hos kunden dokumenteras eventuella ändringar på arbetsordern. En dagbok skrivs för att dokumentera dessa ändringar, och arbetsledaren ansvarar för att överenskommelserna noteras i ÄTA-rutan i dagboken.
3.4 Reklamation #
Vid kundreklamation skrivs en avvikelserapport för att dokumentera ärendet. Om det konstateras att felet ligger hos Ahnelövs, gör den kvalitetsansvariga en bedömning av vilka åtgärder som ska vidtas. En ny arbetsorder skrivs för att åtgärda felet, och det avtalade priset hålls, vilket innebär att inga extrakostnader tillkommer för kunden. Det kan även bli aktuellt att ersätta kunden för kostnader som hen har ådragit sig, exempelvis transportkostnader.
